Het aantal kantoorplekken verandert. Hoe pas ik dit aan? (toevoegen, aanpassen, kopiëren, verwijderen) - Verzamelartikel

Als roosterbeheerder heb je veel vrijheid in hoe je je roosters wilt inrichten. Je kan je eigen roosters en plekken aanmaken, plekken wijzigen en verplaatsen, en plekken verwijderen wanneer je dat wilt. In dit artikel lopen we langs alle basis functionaliteiten die je moet weten als roosterbeheerder. Dit artikel bevat informatie over de volgende functionaliteiten.

1. Het aanmaken van een plek
2. Het kopiëren van een plek
3. Het aanpassen van een plek
4. Het verplaatsen van een plek
5. Het verwijderen van een plek
6. Het koppelen van een functie aan een plek

Alle functionaliteiten die uitgelegd worden in dit artikel kan je terugvinden in het Weekrooster menu. Om hier te komen, klik in het menu links op Rooster aanpassen, en vervolgens op Weekrooster. Vanuit dit menu kan je nu een rooster uitkiezen die je wilt gaan wijzigen.

Om het artikel overzichtelijk te houden, hebben we voor alle functionaliteiten aparte artikelen aangemaakt. Bij elk van de onderstaande punten staan links naar die artikelen. In dit artikel geven we alleen een korte samenvatting over wat er allemaal mogelijk is. Als je meer hulp nodig hebt, kan je in de gelinkte artikelen meer informatie vinden.

 

1. Een nieuwe plek aanmaken

Je kan gemakkelijk nieuwe plekken aanmaken. In het weekrooster menu kan je kiezen in welk rooster deze plek komt te staan. Als je in het weekrooster menu klikt op Aanpassen bij een rooster, dan kan je daar een nieuwe plek aanmaken door op de knop Plek toevoegen te klikken. Vul de gegevens van de nieuwe plek in zoals de naam, of de uren meetellen voor de urenregistratie, welke dagen en tijden er bij deze plek gewerkt worden, en welke functies zich voor deze plek kunnen inroosteren.

Klik hier voor meer informatie over dit onderwerp.

 

2. Een plek kopiëren

Een plek kopiëren kan handig zijn als je wilt dat meerdere collega's zich kunnen inschrijven voor één plek. Kopiëren is heel gemakkelijk; navigeer naar de plek die je wilt kopiëren, klik op de 3 puntjes bovenaan de plek, en klik op Kopieren. Je hebt nu een aparte kopie van de plek.

Voor hulp bij het kopiëren van plekken of diensten, kijk in dit artikel: Hoe voeg ik een dienst toe in Het Rooster?

3. Een plek aanpassen

Met het aanpassen van een plek heb je 2 opties:

• Het is een losse plek
• Het is een gekoppelde plek

In het voorbeeld hieronder zie je links een losse plek, en rechts een gekoppelde plek. Het verschil is dat Bureau 13 één keer voorkomt in het kantoorrooster; er dus slechts één plek beschikbaar. Bureau 14 daarentegen komt 5 keer voor in het rooster. Dit kan je zien aan het koppelteken dat bovenin staat (omcirkeld in groen) en het getal daarnaast.

Let op dat bij een losse plek je dus die specifieke plek aanpast, en bij een gekoppelde plek je alle gekoppelde plekken ook direct aanpast.

Om de plekken aan te passen doe je het volgende:

1. Klik bij de gewenste plek op de 3 puntjes en vervolgens op Aanpassen

2. In dit menu kan je nu de tijden en van de plek wijzigen. Als je tijden direct aanpast en opslaat, dan gaan de nieuwe tijden direct in. LET OP: de tijden van de plekken die al ingeroosterd zijn worden NIET gewijzigd hierdoor. Als je wilt dat dit wel gebeurd, moet je onderaan de pagina (net boven de knop Opslaan) het hokje al ingeroosterde diensten bijwerken aanvinken.

Je kan er ook voor kiezen dat de nieuwe tijden pas over een tijdje ingaan. Deze optie heeft over het algemeen de voorkeur, omdat jouw collega's dan een tijdje van te voren al kunnen zien dat de tijden van de plekken gaan wijzigen. De uitleg om dit te doen, kan je vinden in het artikel: De tijden van onze diensten wijzigen, hoe pas ik dit aan in Het Rooster? (optie 2)

4. Een plek verplaatsen

Plekken kunnen tussen roosters verplaats worden. Ga naar de plek die je wilt verplaatsen en klik op de 3 puntjes en dan op Aanpassen. Bovenaan op de pagina zie je staan in welk rooster de plek zich nu bevindt. Klik op deze regel en selecteer naar welk rooster de plek verplaatst moet worden. Klik op Opslaan onderaan en de plek is verplaatst.

klik hier voor meer informatie over dit onderwerp.

5. Een plek archiveren (verwijderen)

Het verwijderen van een plek is alleen mogelijk zodra alle regels leeg zijn voor een plek. Als dit niet het geval is, moet je dit eerst handmatig doen.

1. Klik bij de gewenste plek op de 3 puntjes en vervolgens op Aanpassen

2. Verwijder nu elke regel. Dit kan je doen door op de knop Verwijderen te klikken, die achter elke regel staat. Als alle regels leeg zijn, klik dan onderaan de pagina op Opslaan

3. In het menu klik weer op de 3 puntjes en vervolgens op Archiveren.

De plek verdwijnt nu uit de roostergroep en is gearchiveerd. De geschiedenis van de plekken en urenregistratie blijft hiermee bewaard, maar het rooster kan niet meer worden aangepast en mensen kunnen zich niet meer inroosteren op deze plek. Mocht je een plek willen terug halen, dan kan je met behulp van de Archief knoop oude plekken weer herstellen.